La Carta
Comercial posee unas partes que son esenciales y que no se puede prescindir de
ellas, no importa el estilo que utilices, ni el propósito.
1. Membrete -
Identifica la oficina, organización o empresa donde se origina el documento y
debe incluir: Nombre de la
"empresa"
Dirección postal o física
Teléfonos comerciales y fax
Dirección de correo electrónico.
2. Fecha - todo
documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse.
En español se escribe día (cifra), mes (en
minúscula) y año. Ejemplo: 19 de
noviembre de 2011
No se le coloca punto final.
3. Destinatario
y dirección - consta de tres o cuatro lineas, las cuales se escriben a espacio
sencillo. Por estética las líneas deben
mantener el mismo largo horizontal. Es
importante comenzar con el título de cortesía abreviado o puesto que ocupa,
luego la dirección. Se escriben a cuatro
espacios de la fecha.
4. Saludo -
representa una cortesía del remitente y no debe abreviarse. Las reglas para el saludo son:
No se abrevia el título de cortesía o
posición del destinatario
El titulo o posición debe coincidir con el
colocado en el área de envío
En los casos en que la comunicación no está
dirigida a una persona y sí a una compañía el saludo debe ser en plural. El estilo antiguo era escribir "A quien
pueda interesar", pero esa expresión en la actualidad NO se utiliza. Puede utilizar: Estimados señores, Estimados señores y
señoras
Si la comunicación esta dirigida a un
hombre y una mujer, el saludo puede ser: Estimado señor Rivera y señora Rosa o
Estimados señor y señora Rivera.
Se escribe solo en mayuscula:
la primera
palabra del saludo
nombre y
apellidos
nombre, cargo o
entidad que sustituya al nombre
5. Texto de la
carta - debe constar con tres párrafos como mínimo, donde indique el mensaje lo
más corto, preciso y claro posible. Los
párrafos se deben distribuir de esta manera:
Primer párrafo - es de introducción donde
indica la idea central del mensaje. Se
expone el problema o situación por la cual se envía la comunicación. La frase "Por este medio" NO se
utiliza debido a que el medio es la carta.
Siempre recuerde mantener un tono respetuoso, cordial, formal y
profesional. En este párrafo se atrae la
atención del lector, así que no convierta el párrafo en una sola oración ya que
las oraciones muy largas dificultan la comprensión de la lectura y debemos
recordar que una oración no compone un párrafo.
Se recomienda dividir el pensamiento en varias oraciones, que se
entrelacen por su pensamiento.
Segundo párrafo o párrafos intermedios - se
utilizan para que desarrolle, detalle y abunde sobre la situación o problema
expuesto.
Tercer párrafo o último - es conocido como
el párrafo de cierre o conclusión. Aquí
se brindan las posibles soluciones de lo que se espera, de acuerdo al
planteamiento que se haya realizado en la comunicación.
6. Despedida -
representa una cortesía de parte del remitente hacia el destinatario. Se escribe a dos renglones verticales después
del último párrafo. Se escribe en
mayúscula la letra inicial, solamente.
La despedida no se abrevia en ningún momento. Ejemplo de despedidas: Atentamente,
Cordialmente.
7. Firma
mecanografiada - es el nombre completo y titulo o posición que ocupa la persona
responsable de la comunicación Se
escribe a cuatro renglones verticales de la despedida. Las recomendaciones son:
Se escribe en mayúscula la letra inicial de
cada nombre y título o posición que ocupa.
El título o puesto que ocupa lo puede
mecanografiar al lado del nombre, sino es muy largo. De lo contrario se escribe debajo de la firma
mecanografiada.
En la firma no se escribe la abreviatura de
titulo de cortesía y académico antes del nombre. Sin embargo, puede escribir el
título académico abreviado después del nombre y apellido, antecedido por una
coma. Ejemplo: Raúl Fuentes Cruz, CPA
Cuando el ejecutivo no se encuentra y el
Asistente Administrativo debe mecanografiar una carta que debería estar firmada
por el, se recomienda que el Asistente Administrativo firme con el nombre del
ejecutivo y:
al lado o debajo
escriba sus iniciales
debajo coloque
su firma, con la posición que ocupa.
8. Iniciales -
se escriben para identificar la persona responsable de la comunicación. Cada oficina establece su método de identificación de documentos. Pueden ser iniciales, números o ambas. La forma utilizada en la mayoría de las
oficinas es utilizar las iniciales del Asistente Administrativo que transcribe
o prepara el documento. Las
recomendaciones son:
Se escriben las
iniciales al margen izquierdo de la cata a dos renglones verticales, siempre en
minúsculas después de la firma mecanografiada.
Si la persona que prepara la carta es la
misma que la firma no es necesario escribir iniciales de responsabilidad.
Las iniciales de la persona que
mecanografía la carta son importantes, de esta forma sabemos quien mantiene la
comunicación y donde se genera.
9. Anejo - se
utiliza cuando se incluyen documentos adicionales con la carta. En singular (Anejo) si se incluye un solo
documento o en plural (Anejos) cuando son varios. Siempre se escribe la primera letra en
mayúscula, a dos espacios verticales después de las iniciales y al margen
izquierdo.
10. Copias- se
escribe la letra c, en minúscula al margen izquierdo a dos espacios
verticales. La letra c significa que se
incluye copia de la comunicación a otra persona y se requiere mencionar a las
personas a las cuales se les envía copia de la comunicación.
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