Documento
Del latín
documentum, un documento es una carta,
diploma o escrito que ilustra acerca de
un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta
datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo
un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”,
“Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”.
Muchas son las
clasificaciones que se realizan de los documentos, no obstante, una de las más
frecuentes es aquella que tiene como criterio fundamental para desarrollarse el
soporte en el que se encuentran los mismos. De ahí que básicamente se
establezcan dos grandes grupos: documentales textuales, que son los que se
realizan en papel, y documentos no textuales, que son aquellos que utilizan cualquier
otro tipo de soporte para guardar una información concreta. Como ejemplos de
este último tipo están los documentos que se hallan en un pen driver, en un
disco compacto, en una grabación sonora, en un vídeo…
Un documento es
un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a
una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.
Entre los
autores que más han investigado la naturaleza del documento, destacan el belga
Paul Otlet y la francesa Suzanne Briet.
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