El memorando o
memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre
diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción o disposición.
En algunos
países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y
figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir
otro trabajo y afectar su vida laboral.
El memorando
tambien es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la
correspondencia.
Es aquel escrito
que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una
empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación,
instrucción, disposición, etc.
Generalmente este tipo de escrito contiene las
siguientes partes: el nombre de la persona a quien
va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma
del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; Hay empresas que
mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades,
con un encabezamiento especial.El memorándum, al igual que en el lenguaje
coloquial se le denomina “memo”, Se usa internamente para pedir o entregar
información de manera rápida y sumaria. Esta comunicación constituye la vía más
práctica para la tramitación y ejecución de órdenes funcionarias u otra clase
de materias. Por lo mismo, en los servicios públicos el memorándum ha
reemplazado a las notas.El memorándum tiene la ventaja de identificar
inmediatamente a los tres factores básicos de la comunicación: EMISOR, RECEPTOR
Y MENSAJE.
Generalmente el
memorándum se utiliza para lo siguiente:
Conocimiento y
devolución.
Conocimiento y
archivo.
Petición de
mayores antecedentes.
Solicitud de
informe.
Remisión de
informe
Dictado de
resolución, etc.
El memorándum es
un documento interno por naturaleza.
Características:
El memorándum se
escribe en papel que no sobrepase el tamaño medio oficio que tiene impresos el
membrete del organismo y los datos esenciales, a fin de facilitar su despacho.
En algunos casos la numeración es correlativa para lograr la mayor
funcionalidad en la distribución y el archivo.
Estructura del memorando
Nombre(s) de a quien se dirige
Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Firma(s)
Memorando breve
Consiste en un
escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre
personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una
comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el
menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción
suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo posee con su propio
membrete.
En dicha hoja
aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que
indican:
A: Rellenar con el nombre del
destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece
DE: Rellenar con el nombre de quien lo
remite. Sección, división o departamento a que pertenece.
FECHA: Puede usarse en forma abreviada.
ASUNTO: Rellenar el texto de la
comunicación o mensaje.
FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo
remite.
Memorando
extenso
Es aquél de
contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de
“Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los
medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio
de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u
organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección
tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y
decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y
procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la
organización de que se trate.
Para que un
memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o
características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad,
cohesión, precisión y armonía que son indispensables para que el mensaje corra
por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su
éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario.
(Fernández de la Torriente, G. 1979).
Recomendaciones
generales
Se debe evitar:
• Expresarse en primera persona del
singular
• Usar expresiones que den lugar a
interpretaciones erróneas.
• Abusar del tiempo del destinatario.
• Elaborar ideas obvias
• Incluir algo que no venga al caso.
• Presentar cosas poco conocidas sin una
adecuada explicación
• Adornar el mensaje con palabras o frases
metafóricas
• Usar y abusar de la construcción negativa
• Emplear rodeos y redundancias
• Acumular oraciones difusas
• Ser oscuro en las expresiones
• Herir sensibilidad del receptor
• Firmar antes de releer el escrito.
Importancia del
memorando
Permite intercambiar
información entre las áreas de la empresa, para poder divulgar información
relativa a una serie de temas con instrucciones, disposiciones,
recomendaciones, información general.
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