COMBINAR CORRESPONDENCIA

Paso 1 de 6: Seleccione el tipo de documento

    En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic para seleccionar Sobres bajo Seleccione el tipo de documento.

   Haga clic en Siguiente: Inicie el documento.

Paso 2 de 6: Seleccione el documento inicial

    En Seleccione el documento inicial, elija entre las dos opciones siguientes:

        Elija Cambiar el diseño del documento y haga clic en Opciones de sobre para seleccionar las opciones de sobre y dar formato al documento de sobre.

        Elija Empezar a partir de un documento existente y seleccione uno en la lista de nombres de archivo o haga clic en Abrir para buscar un documento de sobre existente.

    Haga clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.

Paso 3 de 6: Seleccione los destinatarios

    En Seleccione los destinatarios, elija entre una de las tres opciones siguientes:

        Elija Utilizar una lista existente y haga clic en Examinar si desea que la información de los destinatarios provenga de un archivo de datos existente.

        Elija Seleccionar de los contactos de Outlook y haga clic en Elegir la carpeta de contactos si desea que la información de los destinatarios proceda de los nombres de una carpeta de contactos de Outlook.

        Elija Escribir una lista nueva y haga clic en Crear para escribir los nombres de los destinatarios en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.

    En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, realice los ajustes que desee a la lista de destinatarios y haga clic en Aceptar.

    Haga clic en Siguiente: Diseñe el sobre.

Paso 4 de 6: Diseñe el sobre

    Coloque el punto de inserción en el área de dirección de entrega del documento de sobre.

    En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Bloque de direcciones.

    En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione las opciones para el formato del nombre de destinatario, el nombre de la compañía, la dirección postal y el país o región y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Si tiene instalado software de franqueo electrónico, agregue el franqueo electrónico durante este paso. Para obtener información adicional al respecto, consulte la documentación incluida con el software de franqueo electrónico.

    Si desea elegir otros campos de la Lista de direcciones, haga clic en la opción Más elementos para seleccionar el campo.

    Haga clic en Siguiente: Vista previa de los sobres para continuar.

Paso 5 de 6: Vista previa de los sobres

    Haga clic en los botones de flecha a la izquierda y a la derecha para obtener una vista previa de los sobres.

    Si desea realizar cambios de última hora a la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios para omitir nombres o agregar nombres a la lista.

    Haga clic en Siguiente: Complete la combinación para continuar.

Paso 6 de 6: Complete la combinación

En Complete la combinación, elija entre las dos opciones siguientes:

    Haga clic en Imprimir para enviar los sobres combinados a la impresora.

    Haga clic en Editar sobres individuales para enviar los sobres combinados a un nuevo documento, que puede modificar o guardar antes de imprimir.

MEMORANDO O MEMORANDUM

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

El memorando tambien es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.

Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial.El memorándum, al igual que en el lenguaje coloquial se le denomina “memo”, Se usa internamente para pedir o entregar información de manera rápida y sumaria. Esta comunicación constituye la vía más práctica para la tramitación y ejecución de órdenes funcionarias u otra clase de materias. Por lo mismo, en los servicios públicos el memorándum ha reemplazado a las notas.El memorándum tiene la ventaja de identificar inmediatamente a los tres factores básicos de la comunicación: EMISOR, RECEPTOR Y MENSAJE.

Generalmente el memorándum se utiliza para lo siguiente:

 Conocimiento y devolución.

 Conocimiento y archivo.

 Petición de mayores antecedentes.

 Solicitud de informe.

 Remisión de informe

 Dictado de resolución, etc.

El memorándum es un documento interno por naturaleza.

Características:

El memorándum se escribe en papel que no sobrepase el tamaño medio oficio que tiene impresos el membrete del organismo y los datos esenciales, a fin de facilitar su despacho. En algunos casos la numeración es correlativa para lograr la mayor funcionalidad en la distribución y el archivo.

Estructura del memorando

    Nombre(s) de a quien se dirige

    Nombre(s) del remitente(s)

    Fecha

    Asunto

    Escrito redactado brevemente.

    Firma(s)

Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo posee con su propio membrete.

En dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indican:

        A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece

        DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece.

        FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

        ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.

        FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

Memorando extenso

Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.

Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario. (Fernández de la Torriente, G. 1979).

Recomendaciones generales

Se debe evitar:

    • Expresarse en primera persona del singular

    • Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.

    • Abusar del tiempo del destinatario.

    • Elaborar ideas obvias

    • Incluir algo que no venga al caso.

    • Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación

    • Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas

    • Usar y abusar de la construcción negativa

    • Emplear rodeos y redundancias

    • Acumular oraciones difusas

    • Ser oscuro en las expresiones

    • Herir sensibilidad del receptor

    • Firmar antes de releer el escrito.

Importancia del memorando

Permite intercambiar información entre las áreas de la empresa, para poder divulgar información relativa a una serie de temas con instrucciones, disposiciones, recomendaciones, información general.

EXTENSIÓN DE LA CARTA COMERCIAL

Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.

Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.

Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un        pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos

Puntuación de la Carta Comercial.

Está determinada por los signos de puntuación que se usan en las líneas de lugar y fecha, nombre y dirección del destinatario, y las líneas finales, despedida,  firma, antefirma. Algunos autores, especialmente los de libros de texto para la enseñanza de la Mecanografía, han llamado a esta forma de colocar los signos de puntuación, estilos de puntuación. Al efecto se clasifica la carta por la puntuación en:

Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes al final de cada renglón, excepto cuando terminen con abreviaturas. Ejemplo:

Señorita Ritmar Lozada Oca

Calle Liberador Núm. 15

La Cooperativa

Maracay-Aragua

Cerrada: lleva signos de puntuación  al final de cada renglón de la fecha, dirección, antefirma y firma. Es de hacer notar que en la actualidad esta puntuación es de poco uso, al igual que la carta tradicional, ya que hoy, prevalece el criterio de la simplificación. Ejemplo:

Señor Félix Alejandro Lozada.

Calle Santa Fé

Bogotá- Colombia

Mixta o corriente: combina los dos estilos. Se coloca  de forma adicional dos puntos (:) en el saludo y una coma en la despedida. Ejemplo:

Señor Avilio Lozada

Calle Mariño núm 345

Maturín-Monagas

Apreciado señor:    

Atentamente,

PARTES PRINCIPALES DE LA CARTA COMERCIAL

La Carta Comercial posee unas partes que son esenciales y que no se puede prescindir de ellas, no importa el estilo que utilices, ni el propósito.

1. Membrete - Identifica la oficina, organización o empresa donde se origina el documento y debe incluir:  Nombre de la "empresa"

    Dirección postal o física

    Teléfonos comerciales y fax

    Dirección de correo electrónico.

2. Fecha - todo documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse.

    En español se escribe día (cifra), mes (en minúscula) y año.  Ejemplo: 19 de noviembre de 2011

    No se le coloca punto final.

3. Destinatario y dirección - consta de tres o cuatro lineas, las cuales se escriben a espacio sencillo.  Por estética las líneas deben mantener el mismo largo horizontal.  Es importante comenzar con el título de cortesía abreviado o puesto que ocupa, luego la dirección.  Se escriben a cuatro espacios de la fecha.

4. Saludo - representa una cortesía del remitente y no debe abreviarse.  Las reglas para el saludo son:

    No se abrevia el título de cortesía o posición del destinatario

    El titulo o posición debe coincidir con el colocado en el área de envío

    En los casos en que la comunicación no está dirigida a una persona y sí a una compañía el saludo debe ser en plural.  El estilo antiguo era escribir "A quien pueda interesar", pero esa expresión en la actualidad NO se utiliza.  Puede utilizar:  Estimados señores, Estimados señores y señoras 

    Si la comunicación esta dirigida a un hombre y una mujer, el saludo puede ser: Estimado señor Rivera y señora Rosa o Estimados señor y señora Rivera.

    Se escribe solo en mayuscula:

la primera palabra del saludo

nombre y apellidos

nombre, cargo o entidad que sustituya al nombre

5. Texto de la carta - debe constar con tres párrafos como mínimo, donde indique el mensaje lo más corto, preciso y claro posible.  Los párrafos se deben distribuir de esta manera:

    Primer párrafo - es de introducción donde indica la idea central del mensaje.  Se expone el problema o situación por la cual se envía la comunicación.  La frase "Por este medio" NO se utiliza debido a que el medio es la carta.  Siempre recuerde mantener un tono respetuoso, cordial, formal y profesional.  En este párrafo se atrae la atención del lector, así que no convierta el párrafo en una sola oración ya que las oraciones muy largas dificultan la comprensión de la lectura y debemos recordar que una oración no compone un párrafo.  Se recomienda dividir el pensamiento en varias oraciones, que se entrelacen por su pensamiento. 

    Segundo párrafo o párrafos intermedios - se utilizan para que desarrolle, detalle y abunde sobre la situación o problema expuesto.

    Tercer párrafo o último - es conocido como el párrafo de cierre o conclusión.  Aquí se brindan las posibles soluciones de lo que se espera, de acuerdo al planteamiento que se haya realizado en la comunicación.

6. Despedida - representa una cortesía de parte del remitente hacia el destinatario.  Se escribe a dos renglones verticales después del último párrafo.  Se escribe en mayúscula la letra inicial, solamente.  La despedida no se abrevia en ningún momento.  Ejemplo de despedidas: Atentamente, Cordialmente.

7. Firma mecanografiada - es el nombre completo y titulo o posición que ocupa la persona responsable de la comunicación   Se escribe a cuatro renglones verticales de la despedida.  Las recomendaciones son:

    Se escribe en mayúscula la letra inicial de cada nombre y título o posición que ocupa.

    El título o puesto que ocupa lo puede mecanografiar al lado del nombre, sino es muy largo.  De lo contrario se escribe debajo de la firma mecanografiada.

    En la firma no se escribe la abreviatura de titulo de cortesía y académico antes del nombre. Sin embargo, puede escribir el título académico abreviado después del nombre y apellido, antecedido por una coma.  Ejemplo: Raúl Fuentes Cruz, CPA

    Cuando el ejecutivo no se encuentra y el Asistente Administrativo debe mecanografiar una carta que debería estar firmada por el, se recomienda que el Asistente Administrativo firme con el nombre del ejecutivo y:

al lado o debajo escriba sus iniciales

debajo coloque su firma, con la posición que ocupa.

8. Iniciales - se escriben para identificar la persona responsable de la comunicación.  Cada oficina establece  su método de identificación de documentos.  Pueden ser iniciales, números o ambas.  La forma utilizada en la mayoría de las oficinas es utilizar las iniciales del Asistente Administrativo que transcribe o prepara el documento.  Las recomendaciones son:

Se escriben las iniciales al margen izquierdo de la cata a dos renglones verticales, siempre en minúsculas después de la firma mecanografiada.

    Si la persona que prepara la carta es la misma que la firma no es necesario escribir iniciales de responsabilidad.

    Las iniciales de la persona que mecanografía la carta son importantes, de esta forma sabemos quien mantiene la comunicación y donde se genera. 

9. Anejo - se utiliza cuando se incluyen documentos adicionales con la carta.  En singular (Anejo) si se incluye un solo documento o en plural (Anejos) cuando son varios.  Siempre se escribe la primera letra en mayúscula, a dos espacios verticales después de las iniciales y al margen izquierdo.

10. Copias- se escribe la letra c, en minúscula al margen izquierdo a dos espacios verticales.  La letra c significa que se incluye copia de la comunicación a otra persona y se requiere mencionar a las personas a las cuales se les envía copia de la comunicación.

CARACTERISTICAS DE LA CARTA COMERCIAL

Características vitales Claridad: texto de fácil comprensión, no confusa, planificar una carta

Integridad: todas las ideas deben estar vinculadas e incluidas

 Brevedad: número de palabras para un mensaje claro

Cortesía: claridad, aspecto positivo, buena voluntad

Características complementarias

Corrección: evitar errores, impresión desigual de letras, márgenes desiguales, carta descentrada, borrones, división incorrecta de palabras

Cohesión: vinculación

Creación de interés: existen incentivos que actúan e influyen positivamente en la actitud del lectorModernismo: simple, clara, moderna, breve

Lenguaje positivo: reacción favorable, empleo de “usted”, evitar reprochar, ganar la voluntad por medio de palabras

ESTILOS DE CARTA COMERCIAL

Estilo semibloque

El estilo semibloque mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios. Las palabras que dan inicio a cada párrafo van con sangría. Esta depende de la extensión que tenga la carta. La fecha se escribe el margen derecho. La dirección del destinatario y el saludo aparecen en el margen izquierdo. El cierre y la firma aparecen en posición central un poco hacia la derecha.

Estilo bloque modificado

El estilo bloque modificado posee la misma distribución y estilo que el bloque extremo, con excepción del asunto, texto, despedida, firma, que comienzan a escribirse del centro del papel a la derecha. En este caso, debemos fijar con el tabulador para las líneas que van a cara derecharealizándose

Estilo bloque extremo

El estilo  bloque extremo todas las partes integrantes del escrito comienzan en el margen izquierdo del papel, sin utilizar sangría. Una vez fijados los márgenes iniciarles, no debemos preocuparnos por lostabuladores o sangrías, permitiéndonos crear una carta con rapidez.Este estilo fue fijado y utilizado por los americanos fundamentalmente para la confección de cartas. El modelo bloque extremo es muy usado en la actualidad para mensajes informales porque no requiere tabulación y por eso es más rápido para escribir.

Estilo sangrado o escalonado

El estilo sangrado o escalonado es el estilo que siempre ahorrar tiempo, factor instituir en la vida actual de los negocios, la correspondencia moderna a sido suprimiendo de carta tradicionales, frases de introducción largas y fórmulas de cierre espacios en la diagramación del texto, etc. Por considerada rutinaria e innecesaria abreviando en esta forma su escritura también su lectura. Este estilo es muy conocido y muy utilizado ya que se utiliza sangría de párrafo.

¿QUÉ ES LA CARTA COMERCIAL?

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempremecanografiadas

MÉTODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

 Sistemas de Archivo Alfabético Los expedientes se rotulan con los nombres de los individuos o las instituciones. Sistema por Asunto Los rótulos corresponden a los nombre de los temas. Sistema Numérico El rótulo corresponde al número asignado al individuo, organización o asunto. Geográfico El rótulo indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal.

Sistema – es un conjunto de reglas o principios relacionados entre si que se siguen para poder realizar una actividad esencial en la oficina. sistema de archivo manual – es el arreglo sistemático de equipo y materiales que permiten la conservación de documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos específicos. Procedimiento – es una serie de pasos relacionados que se siguen para desarrollar el sistema.

Archivar – es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma o asunto. archivos centrales – lugar donde las empresas conservan los documentos en papel e importantes, por el tiempo de vida útil. Expediente – es un conjunto de todos los documentos correspondiente a un individuo, asunto o negocio. rótulo – es el nombre o n ú mero con que se identifica un récord o expediente.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS DE OFICINA

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. Utilidad: Son una constancia de las operaciones realizadas. Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas. Clasificación: Externos Internos De uso interno De uso externo Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento,

Depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

CARACTERÍSTICAS INFORMACIONALES

Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios, y terciarios.

Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento. Los documentos secundarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios. Los documentos terciarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios.

CARACTERÍSTICAS DEL SOPORTE MATERIAL

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.

    Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre un soporte que es el papel.

    No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

CARACTERÍSTICAS BASICAS

Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).

Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.

Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.

Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:

    Al soporte material usado para consignar la información.

    A las características informacionales que conlleva.

DOCUMENTOS DE OFICINA

Documento

Del latín documentum, un documento  es una carta, diploma o escrito que ilustra  acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”.

Muchas son las clasificaciones que se realizan de los documentos, no obstante, una de las más frecuentes es aquella que tiene como criterio fundamental para desarrollarse el soporte en el que se encuentran los mismos. De ahí que básicamente se establezcan dos grandes grupos: documentales textuales, que son los que se realizan en papel, y documentos no textuales, que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta. Como ejemplos de este último tipo están los documentos que se hallan en un pen driver, en un disco compacto, en una grabación sonora, en un vídeo…

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.

Entre los autores que más han investigado la naturaleza del documento, destacan el belga Paul Otlet y la francesa Suzanne Briet.

CONFORTACIÓN DE EXPEDIENTES

El término expediente puede referirse, entre otras acepciones:

Al conjunto de los documentos relacionados con un asunto o negocio 1 (véase expediente (derecho) y docket).

A la relación de trabajos realizados por un funcionario o empleado (véase currículum vitae);

 Ala historia académica de un estudiante.

Un expediente es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión. También puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o administrativo que lleva un cierto orden.

Constituyen la unidad documental básica en todo tipo de archivos.

Se entiende por expediente administrativo “una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.

Estructura del expediente: debe ser lógica, coherente y cronológica, ordenándose los documentos de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido. Los criterios de formación del expediente administrativo deberán ser uniformes y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea.

Cada expediente debe estar contenido en una carpeta o guarda exterior en donde se anotarán todos los datos que identifiquen dicho expediente: nombre de la oficina que lo ha tramitado, fecha de iniciación y finalización, resumen del asunto, número de documentos, código del cuadro de clasificación con la denominación de la serie y signatura de instalación. - Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo con acierto.

Se ha de evitar la extracción de documentos originales de los expedientes en tramitación a solicitud de terceros; en este caso se fotocopiarán y devolverán inmediatamente a su lugar.

Si fuera necesario extraer un documento original de su expediente, además de apuntarlo en un libro de control de préstamos, habrá de quedar en su lugar un testigo (ejemplo: hoja tamaño folio de color), haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar tal documento para su posterior recuperación.

Los tipos de documentos que forman parte de un expediente administrativo podrán ser: DOCUMENTOS DE DECISIÓN (Contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia).

Resoluciones

Acuerdos

Documentos de transmisión

(Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades).

Comunicaciones

Notificaciones

Publicaciones

Documentos de constancia

(Contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos).

Actas

Certificaciones

Informes

Solicitudes

Recursos

Documentos que integran un expediente: dentro de un mismo expediente nos podemos encontrar con documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros recibidos en ella. Estos últimos los conservaremos en forma original, mientras que los otros, al salir fuera de las oficinas, los conservaremos en forma de copia administrativa.

Ejemplos de expedientes administrativos: expedientes de estudiantes, expedientes de ayudas y becas, expedientes de proyectos de investigación, expedientes de títulos, expedientes de tesis, expedientes de recursos administrativos, expedientes de personal, expedientes de compra de material, expedientes de contratación de obras, expedientes de las reuniones de los órganos de gobierno de la Universidad (Claustro, Junta de Gobierno, Consejo Social, Juntas de Centros, etc.), expedientes contables, etc.

Expedientes informativos: Constituye un tipo de expedientes que se caracterizan por no estar sujetos a un procedimiento administrativo, si bien se forman igualmente a partir de documentos originales de la Institución que han de ser conservados y organizados en los archivos de gestión durante su primera etapa.

Ordenación: Se pueden ordenar por orden cronológico o por grupos temáticos de documentos, según la complejidad y extensión de los mismos. Se separarán los documentos de la misma naturaleza en subcarpetas; por ejemplo: correspondencia, facturas, informes, etc.

Ejemplos de expedientes informativos: expedientes de inauguración de los diferentes cursos académicos, expedientes informativos de los cursos organizados por la Universidad, expedientes de prensa, etc.

CERTIFICADOS

Documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma.

CONSTANCIAS

Documento escrito de carácter probatorio en el que se describenhechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

ACTAS ADMINISTRATIVAS

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

    Por el destino: Públicas y Privadas

    Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)

    Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

    Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

    Por su tramitación: Postal y Telegráfica

    Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

    Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

    Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.

    Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación

    Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

    Por su extensión: Largas medianas y cortas

    Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras

    Medianas: Cuando contienen doscientas palabras

    Cortas: Cuando contienen cien palabras

    Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación

División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro clases

    Correspondencia comercial:

Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

    Correspondencia Familiar y amistosa:

La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.

    Correspondencia Oficial:

Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

Manejo de la Correspondencia

CIRCULARES

Para dar a conocer internamente actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no exigen respuesta por escrito.

CONCEPTO

Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.

Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito empresarial.

El sobre y la redacción de la carta juegan un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la correspondencia.