El término
expediente puede referirse, entre otras acepciones:
Al conjunto de
los documentos relacionados con un asunto o negocio 1 (véase expediente
(derecho) y docket).
A la relación de
trabajos realizados por un funcionario o empleado (véase currículum vitae);
Ala historia académica de un estudiante.
Un expediente es
el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión.
También puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o
administrativo que lleva un cierto orden.
Constituyen la
unidad documental básica en todo tipo de archivos.
Se entiende por
expediente administrativo “una unidad documental formada por un conjunto de
documentos generado, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la
resolución de un mismo asunto”.
Estructura del
expediente: debe ser lógica, coherente y cronológica, ordenándose los
documentos de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido. Los criterios de
formación del expediente administrativo deberán ser uniformes y conocidos por
todo el personal involucrado en dicha tarea.
Cada expediente
debe estar contenido en una carpeta o guarda exterior en donde se anotarán
todos los datos que identifiquen dicho expediente: nombre de la oficina que lo
ha tramitado, fecha de iniciación y finalización, resumen del asunto, número de
documentos, código del cuadro de clasificación con la denominación de la serie
y signatura de instalación. - Se aconseja integrar cada documento en su
expediente desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo resulta más
difícil hacerlo con acierto.
Se ha de evitar
la extracción de documentos originales de los expedientes en tramitación a
solicitud de terceros; en este caso se fotocopiarán y devolverán inmediatamente
a su lugar.
Si fuera
necesario extraer un documento original de su expediente, además de apuntarlo
en un libro de control de préstamos, habrá de quedar en su lugar un testigo
(ejemplo: hoja tamaño folio de color), haciendo constar el nombre de la persona
que se responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan
identificar tal documento para su posterior recuperación.
Los tipos de
documentos que forman parte de un expediente administrativo podrán ser:
DOCUMENTOS DE DECISIÓN (Contienen una declaración de voluntad de un órgano
administrativo sobre materias de su competencia).
Resoluciones
Acuerdos
Documentos de
transmisión
(Comunican la
existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades).
Comunicaciones
Notificaciones
Publicaciones
Documentos de
constancia
(Contienen una
declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la
acreditación de actos, hechos o efectos).
Actas
Certificaciones
Informes
Solicitudes
Recursos
Documentos que
integran un expediente: dentro de un mismo expediente nos podemos encontrar con
documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros recibidos en
ella. Estos últimos los conservaremos en forma original, mientras que los
otros, al salir fuera de las oficinas, los conservaremos en forma de copia
administrativa.
Ejemplos de
expedientes administrativos: expedientes de estudiantes, expedientes de ayudas
y becas, expedientes de proyectos de investigación, expedientes de títulos,
expedientes de tesis, expedientes de recursos administrativos, expedientes de
personal, expedientes de compra de material, expedientes de contratación de
obras, expedientes de las reuniones de los órganos de gobierno de la
Universidad (Claustro, Junta de Gobierno, Consejo Social, Juntas de Centros,
etc.), expedientes contables, etc.
Expedientes
informativos: Constituye un tipo de expedientes que se caracterizan por no
estar sujetos a un procedimiento administrativo, si bien se forman igualmente a
partir de documentos originales de la Institución que han de ser conservados y
organizados en los archivos de gestión durante su primera etapa.
Ordenación: Se
pueden ordenar por orden cronológico o por grupos temáticos de documentos,
según la complejidad y extensión de los mismos. Se separarán los documentos de
la misma naturaleza en subcarpetas; por ejemplo: correspondencia, facturas,
informes, etc.
Ejemplos de
expedientes informativos: expedientes de inauguración de los diferentes cursos
académicos, expedientes informativos de los cursos organizados por la
Universidad, expedientes de prensa, etc.
